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La lettre de la participation n°5

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La lettre de la participation n°5 © Association Moderniser Sans Exclure
Créé en 2005, il est tout à la fois le support de la mémoire collective du chemin parcouru depuis le début de l’expérimentation « Mission (Im)possible ? » un outil pédagogique permettant de structurer la fonction déléguée dans les organismes, mais également aux niveaux territorial et régional, et un vecteur de communication et de valorisation.

Quelques rappels sur les origines de cet outil

Le site extranet est un outil mis à la disposition des acteurs régionaux du service public régional de formation et d’apprentissage – stagiaires, délégués, formateurs, conseillers, chargés de mission …etc. -, pour leur permettre de capitaliser, de partager et de transmettre leurs expériences, informations, solutions, ressources et bonnes pratiques, issues des démarches de participation.

Créé en 2005, il est tout à la fois le support de la mémoire collective du chemin parcouru depuis le début de l’expérimentation « Mission (Im)possible ? » un outil pédagogique permettant de structurer la fonction déléguée dans les organismes, mais également aux niveaux territorial et régional, et un vecteur de communication et de valorisation.

Une refonte globale du site, pourquoi ?

Depuis sa mise en service, nous avons régulièrement fait évoluer cet outil. Toutefois, il nous a semblé important d’aller plus loin et d’envisager une refonte globale du site. Il nous fallait, en effet, tenir compte :

  • des nouvelles attentes des apprenants, ainsi que de l’analyse critique des fonctionnalités et des modalités d’usage
  • des  évolutions technologiques et de l’émergence de nouvelles typologies de sites (blogs, réseaux sociaux …etc.)

 

Il ne s'agit donc pas d’une simple mise au goût du jour de la charte graphique, mais des changements profonds tels que la modification de la structure du site, le développement de nouvelles fonctionnalités, le passage à de nouvelles technologies,…

 

Le nouveau site, comment ?

 

Fidèles à nos principes - faire « AVEC » et non « POUR » les personnes - nous avons opté pour un mode participatif associant stagiaires, formateurs et services de la Région à la conception du site.

Ce chantier a été l’occasion de reposer la question du SENS – à qui s’adresse ce site, dans quels objectifs, pour quels usages ? - et de rechercher collectivement les réponses les plus adaptées, tant sur le fond que sur la forme.

Ainsi, après avoir réalisé une évaluation croisée des besoins et de l’utilisation du site sur les territoires, puis animé plusieurs séances de travail avec les services et les chargés de mission de la Région, nous avons fait appel au volontariat pour engager ce nouveau chantier.

Deux organismes de formation - l’un spécialisé dans la conception graphique et l’autre dans le développement applicatif - ont participé à l’élaboration du cahier des charges de la refonte de l’extranet, et s’en sont servis comme support d’apprentissage avec des groupes de stagiaires.

 

Les principales évolutions

On retrouvera sur le site le principe de fiches permettant de recueillir de façon homogène sur l’ensemble de la région les problèmes et suggestions des acteurs, la médiathèque bien sûr avec des films que l’on pourra visionner dans leur intégralité, le module ressources, et l’agenda de la démarche.

 

Les changements sont les suivants :

1.     La forme : charte graphique, nouveaux modes de navigation dans le site

-  Plus vivante : une animation pour présenter les évènements et manifestations récentes, un sondage mensuel

-  Plus organisée : le module ressources, par année et par thématique, un accès aux actualités par des flux RSS

-  Plus ergonomique : un accès aux vidéos depuis la page d’accueil

-  Plus ouverte : deux modules de partages sur les réseaux sociaux (Facebook et Twitter)

-  Plus visuelle : un module cartographie accessible tant pour les préoccupations que pour les initiatives

2.     Le fond : de nouvelles fonctionnalités pour enrichir la vie du site

Un utilisateur = un espace personnel

Chaque utilisateur a accès à son espace personnel lui permettant de gérer son profil (adresse, téléphone, mot de passe, etc…), créer, modifier ou suivre ses fiches préoccupations - initiatives et déclarer son mandant de délégué.

Un processus favorisant l’actualisation des fiches

Alors que la majorité des difficultés à l’origine des fiches sont résolues, les solutions ne font pas toujours l’objet d’une actualisation.

Il apparaît de ce fait un nombre important de fiches « en cours » qui ne reflète pas la réalité du traitement et qui, de plus, peut décourager de nouveaux créateurs : « à quoi bon, si aucune suite n’est donnée aux problèmes que nous soulevons ???? ».

Le système mis en place sur le nouveau site permet d’alerter les créateurs de fiches grâce à l’envoi de mails mensuels. Ils sont invités à actualiser leur fiche, même si le problème n’est pas encore réglé.

En effet, toute information sur le processus en cours pour rechercher la ou les solutions est intéressante à partager : elle peut donner des idées sur les démarches à entreprendre et témoigne de la dynamique engagée de l’élaboration de la fiche en passant par le traitement jusqu’à la résolution de la question soulevée.

Un processus de traitement des préoccupations

Un processus de traitement des questions concernant les territoires et la Région est en cours d’élaboration sur le plan technique avec les services de la Région.

Cette partie « prise en compte » des préoccupations donnera tout son sens à une démarche de participation qui vise bien évidemment à dépasser les seuls constats pour produire des changements. Elle fera l’objet d’une information spécifique dans la prochaine lettre de la participation.

Un module spécifique intitulé « vos initiatives » et des fiches adaptées pour partager les bonnes pratiques

Bien que conçue pour recueillir les initiatives aussi bien que les problématiques, l’architecture des fiches de l’ancien site s’était révélée difficile d’utilisation pour valoriser pratiques nouvelles et bonnes idées à partager.

De fait, les tentatives de saisie ne donnaient pas satisfaction et les porteurs de projets ou d’idées nouvelles se sont découragés. De plus, situées dans le même « module » que les « fiches problèmes », elles ne constituaient pas une entité à part entière.

Aussi, le projet de créer une nouvelle fonctionnalité adaptée à la présentation et au partage de bonnes pratiques est apparu comme utile et susceptible de donner une nouvelle dimension au site Extranet, et une valorisation du travail effectué au quotidien par les acteurs.

Un module « cartographie 2.0 »

Une nouvelle fonctionnalité permet de fournir aux internautes, sur la base d’un géoréférencement

 

  • Une cartographie qui positionne et détaille par COTEFE, les lieux de formation, ainsi que les coordonnées de l’ensemble des acteurs impliqués dans la participation.

Cela doit contribuer à favoriser des rapprochements entre des formateurs et/ou délégués d’une même aire géographique, à valoriser la place des délégués.

  • Deux cartographies - initiatives et préoccupations - territorialisées et organisées par thématiques, permettant d’identifier en un coup d’œil leur importance et leur nature.

 

Un module de déclaration des délégués

Celui-ci permet à chaque nouveau délégué élu ou à son formateur de déclarer les résultats de l’élection. Cette déclaration valorisera le délégué comme élu de sa formation, mais également du SRPFPA dans son ensemble

Pour plus d'information , prendre contact avec :
  • Association Moderniser Sans Exclure Sud (MSE-SUD)
  • 29 Avenue de Frais Vallon
  • 13013 - Marseille
  • Tél: +33 (0)4.91.10.40.00 / http://www.msesud.fr/